Administrator strony internetowej — kogo wybrać

Administrator strony internetowej to nie stanowisko, tylko zestaw zadań, które ktoś musi wykonywać — i w małej firmie zwykle nie wykonuje ich nikt. Nie dlatego, że właściciel nie chce. Dlatego, że to zadania, które nigdy nie są pilne — dopóki nie zrobią się bardzo pilne. Poniżej: co dokładnie wchodzi w ten zakres, kto może to robić i czego wymagać od osoby, której to powierzasz.

Co robi administrator strony internetowej

Siedem zadań. Żadne nie jest widoczne, dopóki się go nie zaniedba:

• Aktualizacje po sprawdzeniu, nie hurtem. Kopia, potem aktualizacja partiami, na końcu sprawdzenie, czy strona i formularze nadal działają. Opisałem tę procedurę przy kosztach utrzymania.
• Kopie zapasowe poza serwerem strony. Kopia na tym samym koncie co strona ginie razem z nią przy poważnej awarii albo infekcji.
• Monitoring dostępności. Żeby to administrator dowiedział się pierwszy, że strona nie działa — a nie klient, który chciał coś zamówić.
• Przegląd bezpieczeństwa. Konta administratorów, uprawnienia, wtyczki bez wsparcia, znane luki w tym, co jest zainstalowane.
• Kontrola stanu technicznego. Czy strona jest indeksowana, czy certyfikat nie wygasa, czy nic nie zwraca błędu, czy wersja PHP nadal dostaje poprawki.
• Wprowadzanie zmian w treści. Nowa cena, nowa osoba, nowa realizacja — żeby nie trzeba było szukać wykonawcy przy każdej drobnostce.
• Pilnowanie terminów. Domena, hosting, certyfikat, licencje płatnych wtyczek. Wygasła domena to strona, która znika w jeden dzień.

Razem to około godziny miesięcznie przy zwykłej stronie firmowej. Przy sklepie więcej, bo dochodzą codzienne kopie i test ścieżki zakupu po każdej aktualizacji.

Pięć możliwości — i dla kogo która

Kto	Koszt	Mocna strona	Słaba strona
Ty sam	0 zł + godzina miesięcznie	Najtaniej, pełna kontrola, uczysz się własnego narzędzia	Wymaga dyscypliny akurat wtedy, gdy się spieszysz. Przy awarii jesteś sam
Pracownik	jego czas	Ktoś na miejscu, zna firmę	Zwykle to dodatkowy obowiązek obok głównej pracy — i pierwsza rzecz, która zostaje odłożona
Wykonawca strony	abonament albo doraźnie	Zna tę konkretną stronę od środka — nie musi jej poznawać od nowa	Jeśli to jedna osoba, bywa niedostępny. Warto spytać, co się dzieje przy jego urlopie
Agencja	abonament	Zastępowalność, procedury, zwykle umowa z czasem reakcji	Zgłoszenie trafia do systemu, a stamtąd do kogoś, kto widzi Twoją stronę pierwszy raz. Stąd bierze się część rozliczanych godzin
Hostingodawca	w cenie albo niewielka dopłata	Pilnuje serwera, kopii po swojej stronie, czasem aktualizacji automatycznych	🔴 Odpowiada za serwer, nie za Twoją stronę. Nie sprawdzi, czy po aktualizacji formularz nadal wysyła maile

Ostatni wiersz jest tym, który najczęściej zaskakuje. Automatyczne aktualizacje po stronie hostingu to nie to samo co opieka. Automat zaktualizuje wtyczkę i nikt nie sprawdzi, czy coś się po tym nie zepsuło — a najgroźniejsze usterki są niewidoczne. Strona wygląda normalnie, tylko formularz przestał wysyłać maile i dowiadujesz się o tym po tygodniu.

Czego wymagać od kogoś, kto administruje Twoją stroną

Pięć pytań. Odpowiedzi na nie mówią więcej niż cennik:

1. Gdzie leżą kopie zapasowe i kiedy ostatnio ktoś je odtworzył? Kopia, której nigdy nie przywrócono, jest założeniem, nie zabezpieczeniem. To najważniejsze pytanie z całej piątki.
2. Kto dowie się pierwszy, że strona nie działa? Jeśli odpowiedź brzmi „zgłoście nam”, to nie jest monitoring.
3. Czy dostanę raport z tego, co zrobiono? Abonament bez raportu to abonament, o którym po trzech miesiącach nie wiesz, czy cokolwiek dał.
4. Na kogo zarejestrowana jest domena i kto ma dostępy? Jeśli nie na Ciebie — to nie jest Twoja domena, i dowiesz się o tym w najgorszym momencie. Opisałem to przy przejmowaniu strony po poprzednim wykonawcy.
5. Ile godzin jest w abonamencie i co się dzieje z niewykorzystanymi? To rozstrzyga, czy płacisz za pracę, czy za gotowość.

Trzy sygnały ostrzegawcze

• „Wszystko jest aktualne” bez pokazania czego. Poproś o listę: wersja WordPressa, wtyczek, motywu i PHP. To cztery liczby, nie tajemnica.
• Dostęp administratora tylko po stronie wykonawcy. Masz prawo do własnego konta administratora na własnej stronie. Zawsze.
• Abonament taki sam dla wizytówki i dla sklepu. To dwie różne ilości pracy. Jeden cennik na oba znaczy, że przy jednym przepłacasz, a przy drugim dostajesz za mało.

Kiedy nie potrzebujesz nikogo

Wolę to napisać, niż udawać, że każda strona wymaga abonamentu.

• Strona-wizytówka, która się nie zmienia. Jeśli od dwóch lat nie zmieniłeś na niej ani zdania i nie zamierzasz, taniej wyjdzie jedna naprawa raz na jakiś czas niż stały abonament.
• Umiesz i chcesz robić to sam. Procedura nie wymaga programowania. Potrzeba godziny miesięcznie i nawyku.
• Przy pojedynczym problemie. Do rozwiązania jednej sprawy nie trzeba abonamentu — wystarczy konsultacja albo zwykłe zlecenie naprawy. Darmowa pomoc WordPress na oficjalnych forach i w dokumentacji wtyczek też bywa wystarczająca, zwłaszcza przy popularnych rozszerzeniach: ktoś przed Tobą miał ten sam problem i go opisał. ⚠ Działa to przy błędach powtarzalnych — przy czymś, co dzieje się tylko u Ciebie, forum nie pomoże, bo nikt nie ma dostępu do Twojej strony.

Granica przebiega tam, gdzie strona zaczyna realnie pracować na firmę: przychodzą z niej zapytania, treść się zmienia, a przerwa w działaniu kosztuje. Wtedy brak opieki jest droższy niż ona sama — i to nie jest slogan, tylko arytmetyka: jedna poważniejsza awaria albo infekcja kosztuje tyle, co kilkanaście miesięcy abonamentu.

Serwis WordPress a stała opieka — to nie to samo

Dwie różne usługi, często mylone:

• Serwis strony internetowej to reakcja na problem, który już jest. Strona nie działa, złapała infekcję, coś się zepsuło po aktualizacji. Płacisz za konkretne zlecenie: naprawa albo odwirusowanie, u mnie od 500 zł netto, z bezpłatną diagnozą.
• Opieka to praca, która ma sprawić, żeby ten telefon nie był potrzebny. Aktualizacje, kopie, monitoring i pula godzin na zmiany — w abonamencie.

Można korzystać tylko z serwisu i przy stronie, która się nie zmienia, bywa to rozsądne. Przy stronie, z której przychodzą zapytania — zwykle nie, bo serwis płaci się wtedy, gdy problem już kosztuje.

U mnie obsługa strony internetowej to 300, 650 albo 1 000 zł netto miesięcznie za 2, 5 albo 10 godzin prac, z aktualizacjami, kopiami i monitoringiem w cenie każdego pakietu. Przez cały czas pracujesz z jedną osobą — tą samą, która zna tę stronę od środka. Dlatego przyjmuję ograniczoną liczbę stron pod opiekę; przy większej ta obietnica przestałaby być prawdziwa.

Nie wiesz, w jakim stanie jest Twoja strona i czy w ogóle ktoś jej pilnuje? Zacznij od bezpłatnego audytu — podajesz adres, dostajesz raport z ponad pięćdziesięciu sprawdzeń. Bez dostępu do panelu i bez zobowiązań.